主题阅读时间管理番茄钟工作法,给你 [复制链接]

美国的一份研究显示，员工在办公室上班时，大约每3分钟就会被打断一次工作，同时人们在电脑屏幕同时开启的窗口数平均8个。精神病学家爱德华·哈洛威尔将这种现象描述为ADT——注意缺乏特征。

ADT的典型表现是注意力涣散、内心狂躁和缺乏耐心，妨碍我们分辨各项任务的轻重缓急，阻挠我们明智地决策，使我们陷入时间管理的各种困境。

01时间管理的困境——你中了几条？

比如“最后期限，步步紧逼”这一条，Deadline是第一生产力，上学的时候就有这样的感觉，辛辛苦苦背了很多教科书和作业回家，结果原样再背回学校，只有返校那天的晚上效率最高；

再比如“从休息回到工作，心智难以调整”这一条，我相信很多职场人都有一种职业病，叫做“假期综合征”或者说“周一综合征”，每当从周末或者假期回到工作时，总是有心无力，需要花一段时间才能适应工作节奏；

再比如之前讨论的轰轰烈烈的工作制，像马云和东哥那样的，属于工作真的多到做不完，又有理想支撑，所以心甘情愿，更多的人其实是在无效加班，小事忙忙碌碌一天，大事一件没做，加班的时候还很困惑，我到底为什么加班？

16条时间管理困境，如果你的状态是“啊这条跟我很像，啊那条我也中了”，那我想你可能需要认真的学习一下《番茄工作法图解》了。

02最简单的方法往往最有效——番茄工作法带你走上巅峰

《番茄工作法图解》一书只有页左右，每一页的排版方式都是上半页简笔图+本页标题+文字说明，一页一主题的方式方便阅读吸收，对时间管理困难的人来说简直是福音，我想如果这本书有好几百页那么厚，应该会让很多人连打开的勇气都没有。

1、番茄工作法的核心——戴明循环

戴明循环，又称品质管理循环或PDCA循环，由美国统计学家威廉·爱德华·戴明和安德鲁·沃尔特·休哈特共同创立，是一个解决问题的周期流程，可用于对其他流程进行改进。

戴明循环的4个步骤分别是：计划P-Plan：定义预期的结果，以及达成该结果所需的流程执行D-Do：实施该流程评估C-Check：对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果，找出差距应用A-Act：对差距进行分析，找出问题根源，以图改进

戴明循环的计划、监控、衡量和改进流程，正是番茄工作法的核心。

2、番茄工作法的步骤

番茄工作法就是在每天开始时进行计划，结束时进行记录、处理和可视化，两者之间则对25分钟周期循环进行跟踪。由五个步骤组成：

计划：在一天的开始，从活动清单中提取最重要的活动，填写到今日待办表格——当天的自我承诺。跟踪：确定活动后，开启25分钟的番茄钟，从第一项今日待办开始；在每一个番茄钟内，收集过程指标，如中断次数等。记录：一天结束时，将当天收集的数据归档，写入记录表格处理：从记录的原始信息中提取有用信息可视化：将信息以某种方式组织起来，回顾并找出改进流程的思路

3、番茄工作法的工具——三张表格+一支笔+一个定时器（番茄钟）

三张表格：活动清单+今日待办+记录表格

活动清单用于填写最近要进行的活动，是一张总的清单，同一张活动清单可以用很多天，随时增加新的活动，划掉已完成的。记录活动清单时，不必考虑重要程度和优先级，也不必写出具体做法，务必言简意赅。如果有时间限制，也可以标上最后期限。今日待办用于填写打算在今天进行的活动，一日一换。记录今日待办时，要先检视活动清单，看看有没有漏掉的内容。选择活动清单的内容填到今日待办的时候，要合理考虑多少活动可以在今天做完，因为今日待办的表格是在时间限定内的承诺，如果是今天不打算做的事就不要列进去，最重要是量力而行。记录表格用于跟踪，记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进，同一张记录表格也能用很多天。记录表格跟踪的内容取决于你希望看到什么，刚开始的话，只跟踪每天完成的番茄钟数量就好，后续则可以根据自己的需要添加其他项目。记录之后是处理阶段，我们可以对表格内容进行数据分析，计算平均每项活动花费的番茄钟数量、每个番茄钟被打断的次数等，所有的分析结果也都可以体现在记录表格上。

很多人不知道如何从一个空有上进心的人变成行动上的巨人，就可以试着先拿出纸和笔列出近期需要完成的活动，比如打扫房间、整理书柜，列好后选择其中最想做或者最紧急的一项，钮启番茄钟然后行动。番茄钟工作法可以为你设立一个比较容易开始的起点，只要开始，哪怕是一项最简单的活动，也比什么都不做要好。

03如何处理番茄工作法中遇到的意外？

1、关于预估

如何估计自己在25分钟的时间内能完成多少任务呢？很多人一开始都没有办法准确估计，第一可以回溯过去的事情作为补充，过去的经验是开始的基础，一开始预估不准是正常的，先接受它；第二不要过于乐观，我相信有很多人跟我一样，觉得自己可以完成很多事情，把今日待办填得满满的，最后被事实打到鼻青脸肿；第三要仔细填写和回顾记录表格，为预估提供经验，准确知道自己一天可以完成多少个番茄钟，大任务、小任务又分别需要几个番茄钟。

2、关于中断

俗话说计划赶不上变化，番茄钟遇到打断也是必然的。中断分为内部中断和外部中断。内部中断由自己造成，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做专注活动以外的事情，就像小孩子做作业的时候总想看动画片；而外部中断由别人造成，一般来说具有互动性，就比如我在进行番茄钟的时候同事过来请教问题或者接到电话。这样的场景层出不穷，但我们不能放任中断打断我们番茄钟的节奏，如何应对呢？

通用的策略是接受、记录然后继续手上正在进行的番茄钟。具体操作：

在今日待办表格的下半页，增加一个标题——计划外紧急，用来记下中断番茄钟的事件；如果中断是今天必须要做的事情，就在当前正在进行的活动右边画上相应符号，用来标记我在进行这项活动的时候遇到了一次中断，同时方便在一天结束后进行统计；如果中断不是今天必须要做的事情，就添加到活动清单上，并标记好U（Unplanned-计划外事件）；返回正在进行的活动番茄钟，避免真的被打断。

我们在打保龄球的时候，只要球出手，我们就能沿着球行进的方向立刻看到结果。番茄工作法也是一样，每天使用25分钟定时器工作，25分钟一结束就能得到反馈，25分钟完成了工作还是没有，有富裕的话下次是不是安排多一点工作，如果来不及，下次是不是就少安排一点；中间遭遇过多少次打断？是被外部打断的还是自己内部中断的？记录下来，在一天的结束进行统计和回顾，再对不同的情况进行改善。

一切清晰可见的时钟数字，都能够让人获得内在激励。想想看，在活动清单和今日待办清单上的活动一项项完成然后被划掉，番茄钟数量一个个增加，是不是很有成就感呢？就像我看书的时候，看完一本就写到我的清单上，再到豆瓣上点一下“读过”，看到这个清单啊越来越长，我也很有成就感，成就感激励我读更多的书。