职场趣话浅谈时间管理四象限法则 [复制链接]

导语

四象限法则是时间管理理论的一个重要观念。其内在含义是有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，做到未雨绸缪，防患于未然。

美国管理学家史蒂芬.柯维在他的《要事第一》这本书中提出了时间管理的“四象限法则”。这套法则之所以收到人们的欢迎，最重要的原因就是简单实用。弄通、学通四象限法则，可以说对个人工作、生活、学习、人生计划具有重要的指导意义，可谓是大有裨益。

四象限法则是什么

在日常工作中，很多最终未完成的事情，原本我们是有很多机会去计划和完成的，但是由于各种原因，常常导致没有及时地去做，以至于越来越推迟，留给我们的时间和空间越来越少，导致工作质量和效果下降，造成难以挽回的局面。

从某种意义上讲，进入紧急重要的困局，很重要的一点就是：原本在其他象限可以做的事情没有完成，事件顺势一级一级递转，最终转移到了“紧急且重要”的领域。用最直白的话说，就是“紧急不重要”或者“重要不紧急”的事务，抵达了“重要且紧急”的范畴。当一件两件的事项累计于此，能力强的人物尚可应付。但是，当越来越多的事项积累于此，恐怕就会因此而焦头烂额。

由此，我们可以得出结论：把主要的精力有重点地放在“紧急不重要”或者“重要不紧急”这两个“象限”的事务上是必要的。达到这种目的，就需要很好地安排时间，做好时间规划，有计划地推进各项工作。

四象限剖析

按照该法则，我们每天面对的复杂的事务，均可按照重要和紧急两个不同的程度进行衡量，基本上可以将事务分为四个象限：重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。

第一象限：重要且紧急

重要且紧急的事情，要求我们立即去做。在工作实践中，我们的主要压力来源于第一象限，生活中的主要危机也来自于第一象限。通常情况下，它表现为急需解决的困难，重大项目的谈判，即将召开的重大会议等等。这有点类似小学生第二天开学，头天晚上在补暑假作业。

第二象限：重要但不紧急

重要但不紧急的事情，举例讲，通常如编写新年度工作计划、制定下一阶段工作中心，高考前复习功课等等。这一点需要我们极为注意，诸如此类的事情，看起来不紧急，但因为其具备重要性属性，且有一定的时间限制。如果置之不理，听之任之，在未来的某个时刻可能会发展为重要且紧急的事情。

第三象限：紧急但不重要

紧急不重要的事情，通常都是那些小事情，但是来的却又很紧急。这一象限的事情，具有很大很强的迷惑性。比如来了一个紧急电话，领导临时安排了一项工作，突然到访的一位朋友，不必要的邮件短信回复等等。如果很多人层次认识不清，很可能会将其当成紧急且重要的事情，浪费宝贵的时间。

第四象限：不紧急也不重要

诸如此类的事情，通常没有紧迫性，更没有任何的重要性可言。这些事项的存在，通常意义上，都是在消磨和浪费时间。比如，玩手机、打游戏、大街上游荡、朋友间闲聊、发呆等等。这些事情很有，但是对个人生活毫无价值可言。

如何正确运用四象限法则

关于“四象限”的世界观，基本已经介绍完毕。但是，更重要的在于“四象限”的方法论。即，正确运用。这里，阐述两个重点方针：

其一：时间分配

四象限法则基于两个维度：事项和时间。事项性质会随着时间推移，发生变化。故而，做好四象限事务的时间分配，就成为了一种关键。

四个象限的时间分配，一般可以确定的比例是：20：50：25：5。根据“二八定律”原则，20%的事项起到决定性作用，80%的事项，起到的是辅助性作用。如此而推进，要保障第一象限有足够的时间发挥，办成更加重要的事情，故而，确保有“20%”的关键性事务稳定在第一象限。第二、三象限分担更多的日常性、重要性事务，确保事项有序推进。

其二：处理原则

四象限处理原则，这一点是重中之重。

第一象限：马上做。此项工作，具有一定的紧迫性，要求集中一切力量，解决主要矛盾。

第二象限：计划做。此项工作，重要不紧急，需要切实将其放在一定重要的位置，按照时间计划逐项、逐点落实，确保为后续的工作提供充足时间。

第三象限：授权做。此项工作，不重要但紧急。要从此种状态中摆脱出来，授权别人去做，减少自身压力，把“猴子”仍在别人身上。

第四象限：减少做。此项工作，纯粹是消磨时间。适当在这种状态中休息一下即可，不需要过度沉迷其中。

四象限法则诞生以来，其作为时间管理的重要法则，被各国大型企业、管理咨询工资、高等教育机构频繁借鉴和研究。

随着社会的不断进步和发展，社会分工更加细化，“四象限法则”被职场人用于做工作规划，更是被推崇到十分重要的地位，成为青年职场人做工作、所思考、做规划的重要助手。

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