罗汉松

首页 » 常识 » 诊断 » 上班忙成狗时间永远不够用,这8个时间管理
TUhjnbcbe - 2023/1/26 16:42:00

不少职场人都在感叹:每天上班就跟打仗一样,忙得不得了,时间永远不够用。一堆堆的任务,时间就感觉压缩了,每天忙成狗一样的,事情根本完不成!入职之前说好的双休变成了单休甚至不休,说好的朝九晚五,变成了,甚至是,时间都去哪里了呢?

每个人的时间都是有限的一天24个小时,有些人利用的好,有些人每天都在各种琐碎的事情中无比痛苦无法自拔,推荐大家几个时间管理的方法,帮助每一位职场人能高效管理时间!

01四象限法则

把工作和生活中的事务按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

B.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。

C.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

02GTD

这个经典理论就是本书的英文名称的简称,GettingThingsDone。这是一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。它的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

03番茄工作法

它是一种相对更加简单易行的时间管理方法,一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

04柳比歇夫的时间统计法

柳比歇夫通过时间记录和统计分析找出自己的时间使用规律,通过时间使用规律来制定计划,有了计划之后再用接下来的时间记录和统计分析来跟踪反馈计划的完成情况,如此循环往复,逐步提高自己的时间使用效率。

柳比歇夫的时间统计法主要包含三个步骤:第一步,把工作内容和对应付出的时间准确地记录下来;第二步,统计分析。包括日小结、月总结、年总结,以及五年总结;第三步,制定计划,并且跟踪计划的完成情况。

如此繁琐、枯燥的事情,柳比歇夫为什么能坚持56年呢?归结起来,有三个原因:第一是柳比歇夫有明确的人生目标。第二是他有一套自己的工作与生活的原则。第三是他对科研工作的责任感和对创造人生价值的信念。

点优先工作制

该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……

艾维利认为,一般情况下,如果一个人每都能全力以赴地完6件最重要的事情,那么他一定是一位高效率人士。

06麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备也无法在电梯从30层1层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要的客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内`。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

07甘特图

以图示的方式,通过活动列表和时间刻度,表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它可以直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作进度。

08办公室美学

秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。

我们应当养成如下良好习惯:

★物以类聚,东西用毕物归原处;

★不乱放东西;

★把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;

★好记性不如烂笔头,要勤于记录;

★处理文件的3个环节:第一,迅速回复。

第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。

第三,及时销毁。没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。

除此之外,还有一些小的时间管理工具可以帮助你更好的记录和规划时间,这些工具包括MicrosoftTodo、滴答清单、2Do、Things、OmniFocus这些。没有称之为“最好的方法”,每个人可以根据自己的实际情况要选择使用

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