罗汉松

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想要提高工作效率,那你一定不能错过这几个 [复制链接]

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在职场中,工作效率,常常是区分职场精英与菜鸟的重要标准之一,但是职场精英是一进入职场,就能把工作完成得很好,有超高的效率吗?

答案是不一定,很多职场精英,也曾经是职场菜鸟,他们能够在职场脱颖而出,也一定是经过不断磨练,掌握了一定做事的方法技巧的。

那么,有什么方法可以提高工作效率吗?想要提高工作效率,就要学会对自己的时间进行管理,关于时间管理方法,在这里跟大家分享下几个来自《小强升职记》一书中,作者邹鑫介绍的提高工作效率的方法。

图片来自网络侵删

一、时段工作法

大家都知道,婴儿学走路都是要先学会爬,再学会走,在这里能让我们得到一个启示,那就是学习任何一项新东西,都是需要循序渐进的,从基础的学起,再慢慢过渡到复杂的,这是学习并掌握新事物的方法。

所以学习时间管理,也不是一下子就去学复杂的方法就行的,还是得一步一步来。在时间管理上,基础的方法就是时段工作法。时段工作法,是一种在高效时段做重要事情的方法。

在这里,涉及高效时段跟重要事情两个概念,所以我们要知道,自己的高效时段是什么时候,哪些事情是重要的?

关于高效时段,邹鑫建议我们可以做一个时间日志,将我们的时间支出详细地记录下来,分析时间的投入和产出,而投入少,产出多的时间段,就是高效时段。

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而关于重要的事情,我们则需要根据自己的职场价值观来判断了,假如你认为在你世界里,成就感比管理能力重要,那么当你面临能体现着两者的不同事情,你需要先去做能获得成就感的事情。

时段工作法,可以帮助我们初步认识和接触时间管理,改善以往低效率的工作情况。

二、四象限法则

说到四象限法则,可能很多人都知道这个法则,但实际上,能真正掌握并运用到日常工作中的人却没有几个。四象限法则将所有事情划分为四个象限,分别是:重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急。

那么,什么时候我们可以运用这个方法呢?答案是掌握好时段工作法后。因为从字眼上,我们其实能看到四象限法是根据事情的重要和紧急程度来划分的,很多人没有办法掌握这个方法的精髓,因为他们对事情的重要和紧急程度没有很好的了解,而这两个恰好是四象限法的重点。

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所以说,掌握好了时段工作法,才适合进一步学习运用四象限法。四象限法运用方法,是要将所有遇到的事务,根据轻重缓急,放进不同的象限里面,并进行处理:

第一象限的事情,立即去做;第二象限的事情,制定好计划,安排时间做;第三象限的事情,交代别人去做;第四象限的事情,尽量别去做我们在日常工作中,应该要把大部分时间投入在第二象限,因为第二象限的事情不重视的话,会演变为第一象限,让我们整天都忙的鸡飞狗跳。

但事实上,我们的大部分时间,都被第三象限占据了,很多时候,第三象限的事情都不是自己的职责事情,如别人请你帮忙,一些琐事的不必要的事情等;对于这类事情,我们要明确自己的责任边界,把责任抛回给所属负责人,这样我们才不会被这些事情占据太多时间。

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三、衣柜整理法

我们用了时段工作法,四象限法一段时间后,可能会发现,事情好像越来越多,压力也越来越大,当觉得有压力的时候,说明我们的方法到了极限了,需要更新了,邹鑫在《小强升职记》里,介绍的比时段工作法、四象限法更高级的时间管理方法,是衣柜整理法。

说到衣柜整理,我们能想象出来的是,将衣柜里凌乱的衣服,通过分季节、分类别、甚至分款式等方法,将他们整理好。而对应在时间管理上,它体现出来的是五个环节:

1、收集信息

将遇到的所有任务,都用写在纸上,而不是遇到一件事,就停了手上的事情去做这件事

2、分类

将任务分为两大类,一类是不能行动的任务,另一类是可以行动的任务。

不能行动的任务有以下几种:

(1)垃圾:只会浪费时间,没有意义的任务、对于这类事情,不要去做(2)将来某时:将来某一天才会做的事情(3)参考资料:这类事情只需了解知道即可

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另一类是可以行动的任务,有以下几种:

2分钟行动:2分钟内就可以解决的事情,立即去做项目:需要多个步骤才能做的事情任务:由多个行动组成的任务行动:可以直接去做的事情指派给别人的事:对接给其他人做,并设定期限特定时间做的事:写在日程表3、整理

将所有任务按收集的顺序拿出来,重新整理,在2分钟内可以完成的事情,立即处理完,剩下的事情,按日程表、将来清单、行动清单、项目清单整理好,每天以行动清单为主,一次处理一件事情,完成后再处理下一件事情。

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4、深思

对于任何事情,都需要有一个反思总结,这样才能看到自己的成果,以及不足之处。这个总结反思,邹鑫建议放在下班后,和每周回顾。下班后的总结反思,以自问4个问题展开,具体如下:

今天做了什么?对哪些比较满意,哪些不满意?推进了哪些重要的事?明天的规划是什么?每天下班后,都尝试问自己这四个问题,假以时日,一定会发现自己的进步的。

而对于每周回顾,则需要对整个环节进行总结,以下是比较关键的点:

我们需要清空那些已经处理完的事情,以便下一周迎接新的事项检视我们的将来清单、行动清单、项目清单检视日程表,看下下周的日程,有无需要调整的5、行动

衣柜整理法的最后一个环节是行动,我们将各种清单分解成一个个能行动的事情的时候,往往还会面对一个问题,那就是该先执行哪一个行动呢?例如把一个项目拆解成了很多的行动,那么该先去做哪个呢?

对于这个问题,一般对照4个标准来判断:

重要性,利用价值观和四象限法,判断重要性环境,事情很多,但是根据所需工作环境的不同,选择将一类事情集中处理时间,根据自己手头上的时间,手头上的事情所需的时间,来判断是否先执行它精力,人的精力是有限的,我们不能一下子安排几件复杂的事情连着做,应该复杂与简单交叉处理,防止疲劳过度,降低工作的效率总结一下,如果想要提高工作效率,就要学会时间管理,而学习时间管理,应该循序渐进,邹鑫在《小强升职记》里分享了时段工作法、四象限法以及衣柜整理法,来帮助读者一步步地学会时间管理,成为时间管理的高手。

如果你想提高工作效率,早日成为职场精英,那么建议你学会以上几个时间管理的法宝!

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